III. THỦ TỤC CHỨNG NHẬN HỢP CHUẨN, HỢP QUY

0
237

QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM

  • 1.1. Lưu đồ quá trình chứng nhận sản phẩm
  • 1.2. Diễn giải các bước
  •    Bước 1: Đăng ký Chứng nhận
  •   Tải mẫu Bản đăng ký chứng nhận theo BM.01A-TT.13 hoặc BM.01B-TT.13 điền đầy đủ các thông tin, lập làm 2 bản, ký đóng dấu Doanh nghiệp và nộp tại bộ phận đăng ký (phòng Tổ chức-hành chính) kèm theo các giấy tờ nêu trong Phụ lục I của Bản đăng ký Chứng nhận.
  •   Lưu ý:
  •      – Biểu mẫu BM.01A-TT.13 áp dụng cho trường hợp đăng ký chứng nhận theo các Phương thức từ 2 đến 6 (có đánh giá quá trình sản xuất) quy định trong Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học-Công nghệ.
  •     – Biểu mẫu BM.01B-TT.13 áp dụng cho trường hợp đăng ký chứng nhận theo các Phương thức từ 7 đến 8 quy định trong Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học-Công nghệ.
  •   Bước 2: Xem xét Hồ sơ đăng ký
  •   Khi tiếp nhận yêu cầu chứng nhận của khách hàng, Phòng TC-HC sẽ chuyển yêu cầu này tới Phòng KT có liên quan. Phòng KT liên quan chịu trách nhiệm xem xét đăng ký chứng nhận của khách hàng, làm cơ sở để Lãnh đạo Trung tâm ký hợp đồng chứng nhận sản phẩm.
  •   Bước 3: Ký Hợp đồng chứng nhận
  •   Trên cơ sở xem xét đầy đủ các điều kiện thực hiện yêu cầu chứng nhận nêu trên, Phòng KT có trách nhiệm trao đổi các thông tin liên quan đến đánh giá chứng nhận sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, cụ thể là các thông tin về thử nghiệm, phương thức đánh giá chứng nhận sản phẩm, các yêu cầu liên quan đến chứng nhận sản phẩm. Sau khi thống nhất với khách hàng những nội dung nêu trên, Phòng KT sẽ hoàn thiện các thông tin trong Hợp đồng chứng nhận để hai bên ký kết thực hiện.
  •   Bước 4: Chuẩn bị đánh giá
  •   Phòng KT chịu trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết để thực hiện hoạt động đánh giá chứng nhận, bao gồm:
  •     a) Xây dựng chương trình chứng nhận sản phẩm cho khách hàng;
  •     b) Hỗ trợ khách hàng về các thủ tục liên quan đến thử nghiệm sản phẩm;
  •     c) Thành lập đoàn chuyên gia đánh giá;
  •     d) Lập kế hoạch đánh giá: Trưởng đoàn chuyên gia đánh giá lập Kế hoạch đánh giá trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt sau đó gửi cho khách hàng trước ngày đánh giá, kế hoạch này phải được khách hàng xác nhận (có thể qua điện thoại, fax, email,…) trước khi tiến hành đánh giá.
  •   Bước 5: Tiến hành đánh giá
  •   Tùy theo phương thức chứng nhận được quy định trong chương trình chứng nhận đối với sản phẩm đề nghị được chứng nhận, đoàn đánh giá tiến hành đánh giá theo các nội dung sau:
  •     a) Đánh giá hệ thống quản lý/đảm bảo chất lượng (áp dụng cho các phương thức từ 2 đến 6)
  •     b) Lấy mẫu và đánh giá kết quả thử nghiệm:
  •   Bước 6: Quyết định chứng nhận
  •   Trên cơ sở các kết quả đánh giá, kết quả thẩm xét hồ sơ đánh giá và đề nghị chứng nhận, Lãnh đạo Trung tâm ra Quyết định cấp giấy chứng nhận   và cho phép sử dụng dấu phù hợp cho sản phẩm đăng ký chứng nhận.
  • Thời gian hiệu lực của Giấy chứng nhận phụ thuộc vào phương thức đánh giá chứng nhận nêu trong chương trình chứng nhận sản phẩm. Trường hợp sử dụng các phương thức bao gồm cả đánh giá quá trình sản xuất thì hiệu lực của Giấy chứng nhận là 03 năm kể từ ngày ra quyết định.
  •   Quyết định và Giấy chứng nhận được gửi cho khách hàng cùng với Quy định về việc sử dụng Giấy chứng nhận và/hoặc Dấu chứng nhận theo quy định của Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I.

QUY ĐỊNH VỀ MỞ RỘNG, THU HẸP, ĐÌNH CHỈ, HỦY BỎ CHỨNG NHẬN

  • 1. Mở rộng chứng nhận
  •   Áp dụng trong trường hợp khách hàng đã được chứng nhận đề nghị chứng nhận thêm các sản phẩm mới ngoài sản phẩm đã được chứng nhận. Trong những trường hợp này, khách hàng đăng ký bổ sung theo BM.01A/B-TT.13 và gửi lại cho Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I.
  •   Trung tâm sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận cho các sản phẩm tiếp theo này vào lần đánh giá giám sát gần nhất hoặc vào thời gian mà khách hàng đề nghị. Trong những trường hợp này việc đánh giá chứng nhận sản phẩm mới sẽ được thực hiện như đánh giá chứng nhận lần đầu.
  • 2. Thu hẹp chứng nhận
  •   Áp dụng trong trường hợp Trung tâm đã cấp chứng nhận sản phẩm phù hợp cho nhiều sản phẩm của khách hàng, nhưng trong quá trình giám sát (định kỳ hoặc đột xuất) phát hiện ra các sản phẩm không còn phù hợp, Trung tâm sẽ ra quyết định hủy bỏ một phần quyết định chứng nhận với các sản phẩm không còn phù hợp.
  • 3. Đình chỉ chứng nhận
  •   Việc đình chỉ hiệu lực giấy chứng nhận được thực hiện trong các trường hợp sau đây: (nhưng không kéo dài quá 03 tháng):
  •     – Hệ thống chất lượng không được tuân thủ;
  •     – Sử dụng sai giấy chứng nhận hoặc dấu chứng nhận;
  •     – Khách hàng không tuân thủ việc tiến hành đánh giá giám sát theo định kỳ;
  •     – Sau khi khách hàng được thông báo về những thay đổi trong yêu cầu chứng nhận hoặc tài liệu quy định làm cơ sở để chứng nhận nhưng không có sự điều chỉnh theo đúng thời hạn quy định;
  •     – Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính theo quy định trong Hợp đồng chứng nhận;
  •     – Khách hàng tự đề nghị đình chỉ.
  • 4. Hủy bỏ chứng nhận
  •   Việc huỷ bỏ hiệu lực giấy chứng nhận được tiến hành trong các trường hợp sau đây:
  •     – Khách hàng không giải quyết được những vấn đề dẫn đến đình chỉ trong vòng 3 tháng;
  •     – Khách hàng ngừng sản xuất sản phẩm được chứng nhận quá 01 năm;
  •     – Tài liệu quy định dùng làm cơ sở chứng nhận bị hủy bỏ mà không có tài liệu khác thay thế;
  •     – Khách hàng tự đề nghị hủy bỏ.
  •   Thông báo hủy bỏ chứng nhận được lập và gửi cho khách hàng theo BM.17-TT.13.
  •   Trong thời gian đình chỉ hoặc hủy bỏ, chứng nhận được cấp (tạm thời) không có hiệu lực, Trung tâm sẽ ra quyết định đình chỉ/hủy bỏ chứng nhận, công khai thông tin này trên trang thông tin điện tử của mình và khách hàng không được phép tiếp tục viện dẫn tới chứng nhận.

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG GCN VÀ/HOẶC DẤU CHỨNG NHẬN 

  •   Hình dạng, kích thước của Dấu hợp quy theo quy định của Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN, ký ngày 12/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.
  • Dấu chứng nhận sản phẩm phù hợp Quy chuẩn của Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn Khu vực I
  •   CHÚ THÍCH:
  •     Dấu chứng nhận hợp quy của Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn Khu vực I bao gồm hai phần:
  •     Biểu tượng chứng nhận
  •     Số hiệu Quy chuẩn được dùng làm chuẩn mực chứng nhận
  •     Dấu hợp quy chỉ được cấp cho khách hàng trong trường hợp chứng nhận phù hợp với toàn bộ các yêu cầu của Quy chuẩn.
  •   Điều 1: Quyền của tổ chức được cấp chứng nhận
  •     1.1 Quảng cáo sản phẩm đã được chứng nhận trên các phương tiện thông tin đại chúng
  •     1.2 Sử dụng Dấu chứng nhận trên sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm
  •     1.3 Sử dụng Giấy chứng nhận làm bằng chứng cho hồ sơ kỹ thuật, đấu thầu,…
  •     1.4 Sử dụng kết quả chứng nhận để công bố chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định
  •   Điều 2: Trách nhiệm của tổ chức được cấp chứng nhận
  •     2.1 Không được sử dụng giấy chứng nhận và/hoặc dấu chứng nhận theo cách thức làm mất uy tín của Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn Khu vực I và có bất kỳ một công bố nào liên quan đến sản phẩm được chứng nhận có thể coi là lạm quyền hoặc lừa dối.
  •     2.2 Không được sử dụng Giấy chứng nhận hoặc dấu chất lượng theo cách có thể gây nên sự nhầm lẫn.
  •     2.3 Không được chuyển nhượng Giấy chứng nhận và dấu chất lượng cho một doanh nghiệp hay một pháp nhân khác.
  •     2.4 Không được sử dụng dấu chứng nhận, giấy chứng nhận trong thời gian bị đình chỉ chứng nhận hoặc khi có Quyết định hủy bỏ chứng nhận của Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I.
  •     2.5 Chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc sản phẩm phù hợp với các yêu cầu đã nêu trong tiêu chuẩn áp dụng và duy trì các điều kiện đảm bảo chất lượng phù hợp với các yêu cầu quy định
  •     2.6 Thông báo bằng văn bản cho Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn Khu vực I về các thay đổi (nếu có) trong thiết kế, quá trình sản xuất hoặc các điều kiện đảm bảo chất lượng khác có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm
  •     2.7 Lưu giữ toàn bộ các ý kiến phản ánh, khiếu nại liên quan đến sản phẩm được chứng nhận và phải sẵn sàng cung cấp cho Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn Khu vực I nếu có yêu cầu
  •     2.8 Tiến hành các biện pháp thích hợp để xử lý các khiếu nại, thiếu sót đối với sản phẩm hay dịch vụ ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu của chứng nhận
  •     2.9 Lập hồ sơ các biện pháp khắc phục đã tiến hành và kết quả thực hiện
  •     2.10 Có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những thay đổi chứng nhận theo đúng thời hạn quy định của Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I (xem Điều 3).
  •   Điều 3: Thay đổi các yêu cầu chứng nhận
  •     3.1  Nếu các yêu cầu áp dụng cho sản phẩm được chứng nhận bị thay đổi, Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I sẽ thông báo cho tổ chức được cấp chứng nhận biết ngay bằng công văn, trong đó nêu rõ thời gian các yêu cầu thay đổi có hiệu lực và những điều chỉnh cần thiết tổ chức được cấp chứng nhận cần thực hiện để đáp ứng những yêu cầu thay đổi.
  •     3.2 Trong khoảng thời gian quy định sau khi nhận thông báo nêu trên, tổ chức được cấp chứng nhận phải thông báo bằng văn bản cho Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn Khu vực I về việc có chấp thuận thay đổi hay không. Nếu tổ chức được cấp chứng nhận xác nhận trong khoảng thời gian quy định cung cấp bằng chứng thực hiện các điều chỉnh, thì Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I sẽ kiểm tra xác nhận và tiếp tục duy trì hiệu lực của giấy chứng nhận đã cấp hoặc cấp giấy chứng nhận bổ sung hay thực hiện các sửa đổi khác trong hồ sơ chứng nhận.
  •     3.3 Nếu tổ chức được cấp chứng nhận thông báo cho Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I là không chấp thuận sự thay đổi trong khoảng thời gian quy định được thông báo, nếu thấy kết quả của việc điều chỉnh là không có lợi, thì chứng nhận cho sản phẩm liên quan sẽ hết giá trị vào ngày mà các quy định kỹ thuật thay đổi có hiệu lực trừ khi Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật An toàn khu vực I có quy định khác.

HƯỚNG DẪN TÍNH PHÍ

  • 1. Chứng nhận lần đầu
STT Nội dung chi Đơn vị tính Đơn giá
1 Thẩm xét hồ sơ đăng ký Sản phẩm 1,000,000
2 Xây dựng chương trình chứng nhận Sản phẩm 3,000,000
3 Ngày công của chuyên gia đánh giá Ngày công 1,500,000
4 Công tác phí    
4.1 Công tác phí cho chuyên gia (phụ cấp công tác + tiền ở) Người ngày 350,000
4.2 Phương tiện đi lại bằng ô tô Ngày<200Km 1,500,000
5 Thẩm xét hồ sơ đánh giá chứng nhận Sản phẩm 1,000,000
6 In ấn, phô tô tài liệu, cước thông tin liên lạc, chi khác Sản phẩm 500,000
  Tổng chi phí   A
7 Chi phí quản lý chung 15%   B= A x 15%
8 Thuế VAT 10%   C=(A+B) x10%
  Tổng chi phí chứng nhận lần đầu   D = A+B+C
  • Chi phí chứng nhận lần thứ 2 hoặc sản phẩm thứ 2 trở đi được giảm trừ các chi phí sử dụng chung của sản phẩm thứ nhất hoặc chứng nhận lần đầu.
Số nhân viên Số ngày công Số nhân viên Số ngày công
1-5 1 626-875 9
6-10 1.5 876-1175 9.5
11-15 2 1176- 1550 10.5
16-25 2.5 1551 – 2025 11
26-45 3 2026- 2675 12
46-65 4 2676 – 3450 13
66-85 4.5 3451 –  4350
  •   GHI CHÚ
  •     – Chi phí trên chưa bao gồm chi phí thử nghiệm các sản phẩm đăng ký chứng nhận.
  •     – Cách tính ngày công đánh giá đối với hoạt động đánh giá chứng nhận sản phẩm tại đơn vị sản xuất sản phẩm dựa theo bảng Table QMS, theo hướng dẫn MD5 của IAF. Trường hợp đánh giá tại đơn vị thương mại, nhập khẩu ngày công do chuyên gia đánh giá xác định trên cơ sở sản phẩm thực tế cần đánh giá.
  •     – Thời gian công tác; đi lại bằng phương tiện khác tính theo thực tế.
  • 2. Chứng nhận lại
  •     – Theo thỏa thuận với khách hàng tại thời điểm chứng nhận lại nhưng không thấp hơn 80 % chi phí chứng nhận lần đầu.
  •     – Chi phí chứng nhận được thể hiện trong hợp đồng chứng nhận với khách hàng và khi có yêu cầu của khách hàng Trung tâm KĐKTAT khu vực I sẽ gửi báo giá các chi phí nêu trên cho khách hàng trước khi ký hợp đồng chứng nhận.
  • 3. Nguyên tắc tính thời lượng đánh giá (số ngày công của chuyên gia)
  •   Số ngày công phụ thuộc vào:
  •     – Số loại sản phẩm, sản lượng
  •     – Quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động sản xuất (số lượng nhân viên, điều kiện công nghệ, các hoạt động sử dụng nguồn bên ngoài, số địa điểm tiến hành hoạt động sản xuất,…)
  •     – Đã có hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận hay chưa và có do tổ chức chứng nhận đã được công nhận chứng nhận hay không, cũng như thời gian hiệu lực của chứng chỉ.
  •   Tổng số ngày công đánh giá chứng nhận sản phẩm được tính bằng số ngày công đánh giá theo quy định trong bảng dưới đây cộng thêm số ngày công thực hiện việc lấy mẫu và đánh giá ngoại quan sản phẩm (nếu có).

QUY TRÌNH XỬ LÝ KHIẾU NẠI

  • 1.1 Lưu đồ xử lý khiếu nại

  • 1.2. Diễn giải các bước
  •   Bước 1: Tiếp nhận phàn nàn, khiếu nại, kháng nghị
  •   Các thông tin phản hồi của khách hàng hoặc PNKN có thể được chuyển đến Trung tâm dưới nhiều hình thức khác nhau như: gặp gỡ trực tiếp, công văn, fax, email, điện thoại, thư tín,… Phòng TCHC là đầu mối tiếp nhận các thông tin này và ghi nhận thông tin vào Sổ theo dõi xử lý PNKN theo biểu mẫu BM.02-TT.11 và vào mẫu Báo cáo xử lý PNKN theo biểu mẫu BM.01-TT.11 chuyển cho QMR để xem xét.
  •   Mọi người trong Trung tâm khi nhận được thông tin phản hồi hoặc thông tin PNKN của khách hàng đều có trách nhiệm chuyển các thông tin này cho Phòng TCHC để thực hiện theo đúng quy trình hoặc hướng dẫn người PNKN làm việc trực tiếp với Phòng TCHC.
  •   Bước 2: Xem xét-Phân loại sơ bộ
  •   Trách nhiệm: Đại diện lãnh đạo về chất lượng chịu trách nhiệm xem xét, phân loại các thông tin PNKN của khách hàng. Trong trường hợp QMR vắng mặt thì phải chuyển các thông tin này tới thành viên trong Ban lãnh đạo Trung tâm.
  •   – Nếu các PNKN không thuộc phạm vi trách nhiệm của Trung tâm, thì trả lời khách hàng và hướng dẫn họ tiếp xúc với các đơn vị có chức năng (chuyển B07).
  •   – Nếu sau khi xem xét thấy rằng: Nội dung PNKN không đúng với thực tế, thì gặp gỡ giải thích  hoặc soạn công văn trả lời (nếu là PNKN bằng văn bản hay khi khách hàng yêu cầu) để trình Giám đốc ký duyệt (chuyển B07)
  •   – Nếu sau khi xem xét thấy rằng nội dung PNKN thuộc phạm vi trách nhiệm của Trung tâm thì lập phương án và phân công xử lý.
  •   Bước 3: Chỉ đạo – Phân công thực hiện
  •   QMR phối hợp với bộ phận có liên quan lập phương án xử lý và phân công bộ phận liên quan chịu trách nhiệm xử lý cũng như quy định thời hạn hoàn thành.
  •   Bước 4: Thực hiện xử lý và báo cáo kết quả
  •     – Kiểm tra xác minh:
  •   NĐPC tiến hành kiểm tra xác minh vụ việc cả bên trong và bên ngoài.
  •       + Bên trong: Xem xét lại toàn bộ hồ sơ liên quan, gặp gỡ những người có liên quan, nếu cần tổ chức cuộc họp nội bộ gồm những người liên quan để lấy ý kiến, phân tích nguyên nhân để xảy ra PNKN.
  •       + Bên ngoài: Nếu qua phân tích từ nội bộ Trung tâm chưa mang lại đủ thông tin, NĐPC phải tìm gặp những tổ chức và cá nhân liên quan đến vụ việc bên ngoài Trung tâm hoặc đến hiện trường, nơi xảy ra vụ việc để tìm hiểu thêm.
  •     – Thực hiện xử lý, làm báo cáo và chuẩn bị văn bản trả lời
  •       + NĐPC tập hợp, xử lý các thông tin thu được qua kiểm tra xác minh. Nếu cần thực hiện bổ sung.
  •       + Làm báo  cáo quá trình, kết quả thực hiện và đề xuất hướng giải quyết.
  •       + Soạn thảo công văn thông báo kết quả xử lý (nếu cần thiết và khi có chỉ đạo của Lãnh đạo hay yêu cầu của bên PNKN).
  •   Ghi chú: Trường hợp giải quyết PNKN có liên quan đến sự KPH thì thực hiện theo thủ tục Kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa – TT04.
  •   Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn phải báo cáo kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo của  phụ trách trực tiếp hay của người phân công.
  •   Bước 5: Thẩm xét hồ sơ xử lý
  •   QMR chịu trách nhiệm xem xét toàn bộ hồ sơ, văn bản thông báo kết quả xử lý (nếu có).
  •     – Nếu chưa đạt yêu cầu thì chuyển trả để chuẩn bị lại, thậm chí thực hiện xác minh bổ sung (B04).
  •     – Nếu đạt yêu cầu, trình phê duyệt.
  •   Bước 6: Phê duyệt
  •   Giám đốc xem xét ý kiến thẩm xét và toàn bộ hồ sơ. Nếu cần, trao đổi thêm với Người thẩm xét.
  •     – Nếu chưa đạt yêu cầu chuyển trả để sửa đổi, bổ sung
  •     – Nếu đạt yêu cầu phê duyệt.
  •   Bước 7: Gặp gỡ làm việc hoặc gửi công văn
  •  Tùy từng trường hợp cụ thể bước này có thể thực hiện theo 3 phương thức sau:
  •   PT1: NĐPC chuyển công văn thông báo kết quả xử lý để văn thư gửi đến người/cơ quan PNKN qua đường bưu điện.
  •   PT2: Mời người hay đại diện tổ chức PNKN đến gặp hoặc NĐPC đến trụ sở của bên PNKN để trình bày kết quả xử lý và thảo luận các vấn đề liên quan.
  •   PT3: Kết hợp PT2 với việc chuyển công văn (PT1)
  •   Theo dõi kết quả xử lý. Nếu cần thiết thực hiện các cuộc tiếp xúc hay soạn thảo, trình phê duyệt và gửi các công văn bổ sung.
  •   Bước 8: Kết thúc – Lưu hồ sơ
  •   Hoàn thiện các biểu mẫu BM.01-TT.11 và BM.02-TT.11
  •   Hồ sơ thực hiện lưu tại Phòng TCHC.
  •   Ghi chú: Kết quả thực hiện xử lý các PNKN được báo cáo và thảo luận tại các cuộc họp xem xét của lãnh đạo đối với HTCL của Trung tâm nhằm mục đích rút kinh nghiệm và để ngăn chặn việc tái diễn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here